Війна та кадри: дії роботодавця у воєнний час

Автори: Інна Кострицька, старший юрист, адвокат та Юлія Блешмудт, юрист
Практика трудового права, корпоративного права та M&A

24 лютого 2022 року назавжди увійде в історію України як трагічна дата, коли Росія підступно атакувала територію України, розпочавши війну. В той же день Указом Президента в Україні було запроваджено воєнний стан.

Війна змінила життя мешканців України: мільйони людей були змушені покинути свої оселі і поїхати у більш безпечні місцевості чи за кордон, або ховаються від атак ворога в укриттях, або ж стали до боротьби з окупантами.

У ці важкі для України часи багато питань постало і у роботодавців.

Що робити в ситуації, коли продовження роботи підприємства або вихід працівника на роботу є неможливим у зв’язку з воєнними діями або їх загрозою? Як бути, якщо працівник вступив до Збройних Сил України (ЗСУ) або територіальної оборони? Як відобразити ці обставини в кадровій документації? Які обов’язки та можливості передбачені законодавством?

Розглянемо нижче можливі опції залежно від конкретних обставин.

Працівник йде на військову службу

22 лютого 2022 року Президент України видав Наказ «Про призов резервістів на військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період» № 2, а 24 лютого 2022 року ним було підписано Указ «Про загальну мобілізацію» № 69/2022 (затверджений Верховною Радою України 3 березня 2022 року).

Але, окрім призову, наші героїчні співвітчизники щодня тисячами поповнюють лави ЗСУ, щоб зупинити агресора, вступаючи на військову службу за контрактом.

Відповідно до ч. 3 ст. 119 Кодексу законів про працю України (КЗпП), роботодавець повинен зберігати місце роботи, посаду та середній заробіток за наступними категоріями працівників:

• призваними на строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період; та
• прийнятими на військову службу за контрактом (у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби).

Такі гарантії зберігаються під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення. Вони також зберігаються за працівниками, які отримали поранення та перебувають на лікуванні, або потрапили у полон чи були визнані безвісно відсутніми — на строк до дня, наступного за днем взяття особи на військовий облік після завершення таких обставин.

Нагадаємо, що особливий період охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій. Він розпочався в Україні з моменту оприлюднення Указу Президента України «Про часткову мобілізацію» № 303/2014 від 17 березня 2014 року. Для переведення функціонування держави на умовах мирного часу знадобиться окреме рішення Президента.

Таким чином, працівники, які були призвані на військову службу або прийняті на військову службу за контрактом, не можуть бути звільнені за ініціативою роботодавця.

Після отримання інформації про призов або укладення працівником контракту на проходження військової служби, роботодавець повинен видати наказ про увільнення його від роботи зі збереженням місця роботи і середнього заробітку. Кінцеву дату краще не ставити.

Законодавством не встановлено вичерпного переліку документів, які є підставою для увільнення від роботи. Це може бути повістка, копія контракту на проходження військової служби, лист від територіального центру комплектування та соціальної підтримки (ТЦК та СП), заява працівника тощо.

При заповненні табеля обліку використання робочого часу період відсутності працівника у зв’язку з несенням військової служби позначається буквеним кодом «ІН» (інший невідпрацьований час, передбачений законодавством) або цифровим кодом «22».

Розрахунок середнього заробітку здійснюється відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» № 100 від 8 травня 1995 року.

Працівник пішов добровольцем до територіальної оборони (ТрО)

Правові підстави діяльності добровольчих формувань територіальних громад, які залучаються до ТрО, встановлюються Законом України «Про основи національного спротиву» та Положенням про добровольчі формування територіальних громад, затвердженим Постановою КМУ № 1449 від 29 грудня 2021 року.

За законодавством, членом добровольчого формування може бути громадянин України віком від 18 років, який проживає на території громади, де діє добровольче формування, пройшов медичний, професійний та психологічний відбір (перевірку) і уклав контракт добровольця ТрО.

Формально, законодавством не передбачено прямого обов’язку увільнення добровольців ТрО, адже обов’язки у ТрО можуть виконуватися не постійно, а періодично, як у вільний час працівника, так і робочий час.

Міністерство економіки України, згідно роз’яснень, розміщених на його веб-сайті 5 березня 2022 року, відносить виконання обов’язків у ТрО до виконання державних або громадських обов’язків згідно ч. 1 ст. 119 КЗпП і радить зберігати за такими працівниками місце роботи, посаду та середній заробіток на час виконання таких обов’язків у робочий час. Документами, що підтверджують участь працівника в територіальній обороні є контракт добровольця територіальної оборони.

У будь-якому випадку, звільнити членів добровольчих формувань за прогул буде проблематично, якщо працівник надасть підтвердження виконання обов’язків у ТрО у робочий час.

У випадку, якщо члени добровольчих формувань ТрО бути призвані або укладуть контракт на проходження військової служби, у тому числі у військових частинах Сил ТрО ЗСУ чи інших складових сил оборони, на таких осіб беззаперечно будуть поширюватися гарантії військовослужбовців, передбачені ч. 3 ст. 119 КЗпП, а саме збереження місця роботи, посади і середнього заробітку, як передбачено вище.

Оптимізація трудових ресурсів

Чинне законодавство не робить винятків із загального порядку врегулювання відносин із працівниками під час воєнного стану. Які ж варіанти є для роботодавця для оптимізації трудових ресурсів?

Табелювання та оплата праці відсутніх працівників

Якщо працівник не вийшов на роботу у зв’язку з залишенням місця розташування підприємства чи навіть країни, або з інших нез’ясованих причин без повідомлення роботодавця та оформлення відповідної заяви про відпустку, дистанційну роботу тощо, роботодавець документує відсутність у табелі обліку використаного робочого часу літерним кодом «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин). Такий час не оплачується. Якщо пізніше працівник надасть пояснення, до табеля необхідно бути внести коригування шляхом зміни коду на літерний код «І» (інші причини неявок). Так само доцільно табелювати відсутність працівника у звя’зку з виконанням обов’язків у ТрО.

Дистанційна робота

Працівники, які можуть виконувати роботу віддалено з використанням інформаційно-комунікаційних технологій, можуть бути переведені на виконання роботи дистанційно.

На час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, а також у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу.

Оскільки станом на сьогодні діє воєнний стан, є підстава запровадити дистанційну роботу на підставі наказу (розпорядження) без укладання письмового трудового договору на дистанційну роботу. З таким наказом (розпорядженням) працівник повинен бути ознайомлений протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

У такому наказі бажано прописати строки запровадження віддаленої роботи (наприклад, до закінчення військового стану), визначити, чи працівник, який виконує роботу віддалено, повинен дотримувався правил внутрішнього трудового розпорядку, а, крім іншого, прописати обов’язок працівника, який працює віддалено, повідомляти про його місцезнаходження у зв’язку із небезпечною ситуацією.

Зважаючи на ситуацію, рекомендовано ознайомити працівників з таким наказом із застосуванням електронного зв’язку (електронної пошти).

Неповний робочий час

За необхідності роботодавець може запровадити неповний робочий час (неповний робочий день та неповний робочий тиждень). За відсутності обопільної згоди, введення неповного робочого часу за ініціативою роботодавця вважається зміною істотних умов праці та вимагає достримання процедури, передбаченої повинна бути дотримана процедура, передбачена ч. 3 ст. 32 КЗпП: працівник повинен бути повідомлений про зміну істотних умов праці не пізніше ніж за два місяці до таких змін.

Відпустки

Одним із альтернативних варіантів є оформлення щорічної або соціальні відпустки. Цей варіант є прийнятним, коли працівники не можуть виконувати роботу дистанційно або з інших підстав, але одночасно не хочуть втрачати свій заробіток.

Крім іншого, можна запропонувати працівникам відпустки без збереження заробітної плати. Станом на сьогодні карантин діє до 31 березня 2022 року, тому термін перебування у відпустки не обмежується 15 календарними днями.

Простій

Коли роботодавець частково або повністю призупиняє діяльність підприємства через воєнний стан, можливим вирішенням трудових питань є оголошення простою. Для оголошення простою необхідно оформити такі документи:

• акт простою, в якому мають бути зазначені причини та наслідки простою, термін простою, перелік працівників, робота яких призупинена, рекомендації щодо усунення простою;
• наказ про оголошення простою, в якому повинні бути зазначені причини його видання, час і дата початку простою та її припинення, необхідність присутності працівника на робочому місці, умови нарахування заробітної плати під час простою, та інше

Згода працівника при оголошенні простою не потрібна. Простій оплачується в розмірі не нижче від 2/3 третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Припинення трудових відносин

Якщо внаслідок воєнних дій подальше функціонування підприємства опинилося під загрозою, роботи немає і у найближчій перспективі не буде, може постати питання про звільнення працівників. Особливостей звільнення під час воєнного стану не передбачено.

Найбільш поширені підстави звільнення — за власним бажанням, за угодою сторін, або за скороченням чисельності або штату працівників. Звільнення за прогул без отримання пояснень причини неявки на роботу не може застосовуватися (за умов воєнного стану є велика ймовірність, що причина відсутності є поважною).

У випадку звільнення у зв’язку зі скороченням законодавство роботодавець повинен буде дотриматися необхідних формальностей: повідомлення працівників про скорочення не менш як за 2 місяці, пропозиції іншої роботи, дотримання переважного права на залишення на роботі. Якщо на підприємстві діє профспілка або вивільнення працівників є масовим, знадобиться дотримання додаткових формальностей, що може бути вкрай проблематичним під час воєнних дій. Альтернативою може бути звільнення за угодою сторін з виплатою достатньої компенсації.

Зараз війна забирає життя, руйнує наші міста, села та економіку країни. У скрутному становищі опинилися і працівники, і роботодавці. Але для працівників втрата заробітку може бути критичною і мати наслідком голод, неможливість оплатити житло, покинути місце бойових дій тощо. Тому радимо перш за все дбати про людей і, за можливості, не лишати їх без фінансової допомоги у ці важкі часи.

Слава Україні!

Спеціально для НВ Бізнес